A POLÍTICA DE CRÉDITO (Working Capital 4)

Há empresas onde o documento "Política Comercial", engloba todas as "políticas" incluindo as de crédito e a de cobrança. Há outras onde há documentos separados para cada um dos assuntos. Trata-se de escolha de nomenclatura e cultura organizacional. O importante é possuir as políticas claramente definidas, a cor da pasta ou a gaveta onde ela será arquivada não é importante.

 

Há características que permeiam as políticas de liberação de crédito que obtém sucesso no mercado, podemos chamá-los de "Critical Success Factors":

CRITÉRIOS SIMPLES:

A política deve ser simples e todos devem
ser capazes de ler e entender

A política deve ser simples, direta e objetiva. Além disto deve ser redigida de forma similar, simples! Não há como implementar políticas de crédito que utilizem formulas que só podem ser decifradas por alguém formado em física quântica. As regras devem ser, repito, claras, simples, curtas, objetivas e de preferência progressivas.

Os funcionários que utilizarão e farão cumprir estas regras estão e estarão nos níveis iniciais da carreira de administração. Trata-se daquele tipo de tarefa que é atribuído ao iniciante ou ao funcionário de carreira que se apega a regras. Não deve haver na redação espaço para criação de dúvidas ou as chamadas áreas "cinza" do entendimento da questão. Em último caso, a formatação e redação das regras fará a diferença entre o sucesso e a ausência de sucesso na execução do processo.

IMFORMAÇÃO PERTINENTE:



A informação pertinente é TODA informação
que nos ajude a formar uma imagem clara da
capacidade ou intenção de pagamento!

Informação sobre os devedores. Se sua empresa não possui um ENORME conhecimento do devedor (cliente), sua empresa não está preparada para ceder crédito. As informações pertinentes são fundamentais. Daí vem logo a pergunta: O que são informações pertinentes??? Vou ser curto. TUDO! Este é um dos poucos casos onde mais é sempre melhor, em gestão empresarial. Há um caso famoso, já citado neste blogg, onde um grande industrial tinha o saudável hábito de visitar regularmente seus principais clientes. Ao perceber que o cliente e amigo, estava trocando de esposa, simplesmente revia o crédito do devedor para uma categoria com muitas restrições a acompanhamento diário da situação. A experiência mostrava que um percentual enorme de bons pagadores se transformavam em clientes difíceis depois que o proprietário da empresa se enredava em uma separação traumática ou complicada.

Se "TUDO" não for possível, e geralmente não é, um mínimo deve ser estabelecido:

Tudo começa com a FICHA / CADASTRO, que será preenchida pelo cliente com a ajuda do vendedor ou de alguém do departamento financeiro/crédito, dependendo da organização do seu processo. Costumo dizer que 50% do sucesso deste processo reside no preenchimento ADEQUADO da ficha de cadastro do cliente. Existem empresas que colocam nesta ficha apenas os dados cadastrais básicos, razão social, endereço, telefone, CNPJ, etc. Isto vai contra nosso conceito de TUDO. Logo há de existir um bom espaço ou mesmo uma ficha a parte para que sejam coletadas as informações que são as mais interessantes, aquelas que podemos coletar de forma direta. 

Vamos a um exemplo:

• Seu vendedor visita as empresas? Se visita, então sua ficha deve possuir um espaço para a resposta às seguintes perguntas:
• Qual o nível de atividade no cliente no ato da visita?
• Como se encontrava o ponto? Cheio? Movimentado? Parado?
• E a praça onde se encontra o ponto? Movimentada? Parada?
• A empresa depende de comunidade agrícola? Quais as expectativas para a colheita? O vendedor escutou algo sobre o mercado?
• O Vendedor ouviu algo pertinente sobre o cliente em questão?
• Os concorrentes do vendedor estão atuantes? Em crescimento?
• O vendedor pode ver o estoque? Alto? Baixo?
• Durante o processo de venda houve alguma informação pertinente?

Coloque na sequência tantas perguntas quantas ache pertinente ao seu processo, quanto mais melhor, pelo menos neste caso.

Muitos acharão as questões acima fora do padrão. Muitos acharão que este tipo de ficha não faz sentido. Tendo tido a oportunidade de trabalhar em duas empresas no mesmo mercado, pude observar uma (empresa A) com atrasos no recebimento de contas a receber da ordem de 8% ou acima, enquanto a outra empresa (empresa B) possuía atrasos na ordem de 1,5% ao mês. A ficha dos 10 maiores clientes das duas era similar na composição dos clientes, mas enquanto na empresa A as fichas dos 10 maiores clientes ocupava uma pasta de arquivo, na empresa B a pasta dos 10 maiores clientes ERA o arquivo. Uma coletava quase 1.000 páginas a mais de dados sobre os clientes que a outra. Obviamente haverá aqueles que dirão que tanto trabalho dificilmente será recompensado e neste caso eu sugiro que os céticos façam as contas aplicando juros de mercado sobre os valores em aberto ao longo do ano, não do mês, com juros compostos, por favor. A diferença em alguns setores / indústrias é o valor percentual do lucro entre as empresas com melhor resultado e as empresas com pior resultado. Invariavelmente esta conta é enorme.

Muita atenção para os dados básicos no preenchimento da ficha. Referências com telefones anotados de forma errônea, nomes de gerentes de bancos que acabam não batendo com a realidade, tudo isto é indicativo de algo errado no processo. Se o seu pessoal foi adequadamente treinado e coletou os dados que foram fornecidos pelo cliente, então provavelmente estamos falando de um problema COM o cliente. Tudo nesta fase deve ser checado com olhos e ouvidos muito abertos.

Para reforçar esta posição, que tem sido um dos pontos que encontro com maior índice de inadequação, nesta fase você empresário/gestor/funcionário estará coletando dados sobre alguém para quem será feito um "empréstimo". É muito melhor NÂO fazer negócios, que tomar o risco de ceder crédito para alguém que não tem ou terá a intenção ou a capacidade de pagar.

Descobrir através de pesquisa e análise a
INTENÇÂO do credor é mais difícil...
Infelizamente o mercado está cheio de Pilantras!

Atenção que os motivos aqui são dois:

INTENÇÃO e CAPACIDADE.

Pegar através das análises alguém que não tem ou terá a CAPACIDADE de pagar é relativamente simples.

Pegar através das análises alguém que não tem ou não terá a INTENÇÃO de pagar é muito mais difícil. Estas pessoas são altamente especializadas em montar dados, fazer balancetes, coletar referências adequadas para o propósito delas, que é lesar você, sua empresa e seu patrimônio. É aqui, nesta fase que estão localizadas as melhores chances de você fazê-lo.

• Consulte os bancos. Você e sua empresa possuem relacionamento com alguns bancos. Estes bancos têm fontes de informação que vez por outra servem a ambas as partes. Não se trata de um canal oficial, mas é um bom canal.
• Análise de balanço. Por mais precários que sejam os balanços de pequenas e médias no Brasil, ele trás informações que interessam. Todas as vezes que falo disto, há um enorme número de ouvintes que vira o rosto para a sugestão. Não deixa de ser impressionante o número de pessoas que investem e empreendem, sem ter a noção de como ler um balanço. Se você se encaixa nesta categoria, não desanime, é fácil e simples, mesmo para quem não gosta. Procure evidências nos números de que a firma está fazendo lucro nos últimos períodos, ou então tendências no contas a pagar da empresa. Ele não deveria ser progressivo. Na internet (ou mais tarde aqui neste blogg) você encontrará muitas fontes de cálculos de índices. Procure por índices de liquides com tendências de melhora.
• Uma declaração do imposto de renda é mais fácil de ler que o balanço e geralmente muito mais difícil de ser falsificada. Nela empresas com lucros tendem a apresentar um lucro mínimo, mas sempre se trata de uma forte evidência de lucro. Também é possível entender o nível de transparência dos dados que estão sendo apresentados como um todo.
• Checagem de dados e cadastros dos serviços de proteção ao crédito. Estes serviços são pagos e oferecem diferentes níveis de informação, obviamente com diferentes preços. Minha recomendação é que as pesquisas sejam feitas de acordo com uma matriz de riscos (a ser aprsentada nos próximos posts). Há muitas empresas que acreditam que esta é a pesquisa fundamental a ser feita. Não concordo e via de regra recebo este tipo de recomendação de analistas de crédito imediatistas ou com poucos desejos de trabalho duro. A pesquisa aos serviços de proteção ao crédito são uma fase/parte do processo. UMA fase de muitos procedimentos. Sempre gosto de lembrar a todos, que o serviço de proteção ao crédito oferece uma perspectiva estática e absolutamente imediata, uma foto para registro. A pesquisa vale no momento em que foi obtida. Cinco minutos depois de feita a pesquisa, o processo de degeneração da capacidade de pagamento de seu cliente pode ter começado e você não terá nada nem ninguém a quem reclamar caso isto faça parte de um "esquema'.
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    São muitas as vezes onde o encarregado de liberação do crédito aparece em minha frente para me mostrar a pesquisa do serviço de proteção ao crédito, absolutamente limpa, como justificativa para sua liberação de valores em nome de um cliente que não pode pagar. Invariavelmente ao analisarmos as demais peças do sistema/processo, encontramos fartas evidências de que o crédito não deveria ter sido concedido. Invariavelmente podemos confirmar que o problema se encontra nos "demais" processos que não foram levados a cabo de maneira diligente. Tirar uma pesquisa em um dos sistemas de proteção ao crédito é tarefa para 5 minutos de trabalho na internet e depois imprimir a "prova" de que tudo está bem.
  • Realizar uma análise diligente e completa é tarefa para dias. Algo a ser feito em etapas, mas sempre de maneira complementar. Quanto mais antigo e mais presente for o cliente, maior deverá ser sua "ficha" ou arquivo de dados. Neste caso, nada deve ser descartado nunca. Trata-se de um sistema "esponja", ele só acumula mais dados. Quanto maior a série história, maior minha segurança na análise de dados.
  • No caso de cliente pessoa física, peça informação e o preenchimento ao próprio cliente:
    • Se o cliente for pessoa física, além dos dados cadastrais exija os documentos de identidade, CPF, um comprovante do endereço da residência e do contacto telefônico.
    • No caso do cliente pessoa física, recomendo também que a ficha de cadastro seja acompanhada de um texto básico, informando ao cliente de que suas informações serão checadas junto a todas as entidades disponíveis para este tipo de pesquisa, e que o cliente dá anuência a este procedimento.
    • Sempre é bom avisar e pegar ciência de que entre as pesquisas acima, há também o procedimento de checagem do endereço, que poderá ser feito de imediato. Já tive diversos casos de surpresas estragadas e mesmo de brigas conjugais montadas/geradas pela visita do motoboy checando o endereço enquanto o cliente se encontrava na loja.

A TERCEIRIZAÇÃO DO PROCESSO OU DE PARTE DELE PODE NÃO SER A RESPOSTA.

No processo de análise e concessão de crédito
há pouco espaço para respostas óbvias
e serviços "pré prontos" de qualidade!

Há muitas empresas oferecendo pacotes de análise de crédito "completos". São empresas que "terceirizam" o processo como um todo ou em grande parte.

Caso seja esta sua escolha, lembre-se que a empresa do outro lado da internet NÃO está colocando os valores dela nas mãos dos clientes que ela selecionou. Os valores que estão sendo liberados são os seus! Já tive clientes que apresentavam um péssimo desempenho de cobrança por problemas relacionados a concessão de crédito, mesmo gastando muito com análise de crédito (neste caso terceirizada). Isto não quer dizer que não existam empresas capacitadas a fazer a análise de crédito, ou parte da análise de crédito de forma adequada. Significa que todos os fatores deste processo tem que ser checados de forma constante e criteriosa, uma vez que pequenos desvios de processo neste caso podem ter impactos significativos ao longo do tempo.

AS INFORMAÇÕES DEVEM SER SEMPRE OBTIDAS DE VÁRIAS FONTES.

Todas as informações que recomendei a coleta acima podem ser obtidas de fontes diferenciadas. Sempre recomendo uma salutar rotatividade nas fontes de informação. Determinadas fontes de informação só coletam um tipo de atividade ou apenas dão atenção ao evento de uma certa natureza. Aquilo que interessa para um serviço de proteção ao crédito, pode não interessar para a associação comercial do estado e vice versa.

Quanto maior for a diversidade das fontes de informação, maior será a probabilidade de serem coletados dados contrastantes, mas que podem ou não conter informação relevante. Trata-se de um garimpo. Tem que ser feito de forma constante e metódica, mas nem sempre no mesmo ponto.